Entre 2003 et 2012, j'ai rejoint le groupe MMV, spécialisé dans l'hôtellerie-club et les résidences de tourisme, au sein de la Direction du Patrimoine et du Développement.

Le service venait d'être créé. Les consultations d'entreprises, les marchés d'investissements (travaux - équipements) et leur suivi étaient gérés de manière très artisanale, sans procédures établies. Les documents n'étaient pas harmonisés et le suivi reposait sur une multitude de tableaux Excel, généralement organisés par établissement, rendant difficile toute vision consolidée de l'activité.

Dans un contexte de forte croissance — une quinzaine d'hôtels en exploitation et plusieurs résidences en développement — le service devait suivre simultanément plusieurs opérations représentant près de 25 M€ de travaux par an, tout en assurant le reporting auprès de la direction générale et de la direction financière.

La gestion des paiements était elle aussi entièrement manuelle : les demandes d'acomptes, de situations de travaux ou de soldes étaient transmises à la comptabilité au moyen de photocopies annotées et de morceaux de papier découpés, rendant les échanges peu fiables, difficiles à suivre et sans véritable traçabilité.

Après avoir analysé le fonctionnement du service et identifié les points de blocage, j'ai défini une nouvelle organisation des processus de gestion, depuis la consultation des entreprises jusqu'au paiement des fournisseurs.

J'ai ensuite conçu une base de données métier sous Microsoft Access, remplaçant les multiples tableaux Excel par un outil unique permettant de gérer l'ensemble des marchés de travaux du groupe, soit près de 25 millions d'euros d'investissements par an.

Cette application centralisait toutes les informations relatives aux consultations, aux marchés, aux fournisseurs, aux établissements et aux opérations de travaux. Elle permettait également de suivre les budgets, les engagements, les situations de travaux, les acomptes, les soldes et les immobilisations, tout en produisant automatiquement les états nécessaires au reporting de la direction générale et de la direction financière.

J'ai également mis en place plusieurs interfaces utilisateurs ainsi qu'une interface de travail partagée avec la comptabilité, supprimant les échanges de photocopies annotées et de documents papier utilisés pour déclencher les paiements. Chaque demande pouvait désormais être suivie directement dans l'application, la comptabilité renseignant l'état des règlements au même endroit, offrant ainsi une visibilité commune à l'ensemble des acteurs.

Au-delà de l'outil, j'ai structuré l'ensemble de l'organisation documentaire du service : harmonisation des documents de consultation et des marchés, mise en place d'une logique de classement unique, rédaction des procédures et formalisation des méthodes de travail afin de garantir un fonctionnement homogène et pérenne.

La solution mise en place a permis de :

• centraliser la gestion de l'ensemble des marchés de travaux au sein d'un outil unique ;

• supprimer les multiples fichiers de suivi et fiabiliser les données ;

• fluidifier les échanges entre le service Patrimoine et la comptabilité grâce à un suivi partagé des demandes de paiement ;

• éliminer les pertes d'information liées aux échanges papier ;

• disposer d'une vision consolidée des budgets, des engagements, des paiements et des immobilisations ;

• produire rapidement les états de reporting destinés à la direction générale et à la direction financière ;

• harmoniser les pratiques grâce à des procédures, des documents et un classement documentaire communs ;

• constituer un historique fiable des marchés, des fournisseurs et des opérations réalisées sur l'ensemble du patrimoine.

Cette nouvelle organisation a accompagné le développement du groupe pendant plusieurs années. Les méthodes de travail, les procédures et les outils mis en place ont continué à être utilisés après mon départ, témoignant de leur robustesse et de leur adéquation aux besoins de l'entreprise.