Entre 2003 et 2012, le groupe MMV exploitait plusieurs hôtels et résidences de tourisme, chacun disposant de milliers d'équipements répartis dans les chambres, les parties communes et les espaces de restauration.

Les inventaires étaient réalisés à l'aide de multiples tableaux Excel. Les références n'étaient pas toujours homogènes, les formules pouvaient être modifiées par erreur et chaque campagne nécessitait de reprendre les fichiers de la saison précédente, avec un risque permanent de perte ou d'altération des données.

L'évolution du parc, les achats de nouveaux équipements et les sorties de matériel rendaient ce mode de fonctionnement de plus en plus difficile à maintenir.

Après avoir analysé les besoins du service, j'ai conçu une base de données métier, afin de remplacer les différents fichiers Excel utilisés pour les inventaires.

J'ai créé un référentiel unique des équipements, avec des désignations normalisées et un historique des mouvements de stock. Chaque établissement disposait ainsi d'une base fiable, mise à jour au fil des achats et des sorties de matériel. Au-delà de la simple gestion des quantités, j'ai enrichi le système en intégrant la valorisation des équipements. Cette évolution permettait d'obtenir automatiquement un inventaire valorisé pour chaque établissement et d'offrir une vision plus précise du patrimoine de l'entreprise. 

À chaque fin de saison, les responsables d'établissement renseignaient uniquement les quantités réellement constatées lors de l'inventaire. Les équipements acquis dans l'année étaient intégrés directement dans la base, tandis que les sorties étaient enregistrées afin de conserver un historique complet.

Le système reprenait automatiquement les quantités validées en fin de saison comme état initial de la saison suivante, supprimant ainsi les ressaisies et sécurisant le suivi dans le temps.

La solution mise en place a permis de :

• remplacer les multiples fichiers Excel par une base de données unique ;

• fiabiliser les inventaires grâce à des références harmonisées ;

• supprimer les erreurs liées aux formules et aux manipulations des tableurs ;

• simplifier le travail des responsables d'établissement lors des campagnes d'inventaire ;

• assurer un suivi des entrées et sorties de matériel ;

• disposer d'inventaires automatiquement valorisés, offrant une meilleure connaissance du patrimoine de chaque établissement. 

• conserver un historique fiable des équipements de chaque établissement ;

• disposer d'une base de départ automatiquement mise à jour d'une saison sur l'autre.

Les technologies ont évolué depuis cette réalisation.

Aujourd'hui, je mettrais en œuvre une solution no-code collaborative (Airtable, SeaTable ou équivalent) permettant d'aller encore plus loin :

• accès partagé entre les différents acteurs ;

• consultation et mise à jour en temps réel ;

• ajout de photographies et de pièces jointes directement dans les fiches ;

• automatisation des notifications et des validations ;

• tableaux de bord dynamiques et indicateurs en temps réel.

Le besoin reste le même : structurer les informations et simplifier les processus. Seuls les outils ont évolué.